Для сучасного бізнесу вже, як правило, не стоїть питання чи потрібний управлінський облік та фінансова звітність для власника бізнесу. Потрібні обов’язково.
І якщо бізнес вже виріс із «мікро» хоча б в малий, а тим більше в середній, то не стоїть і питання про автоматизацію фінансів: вручну регулярно складати фінансову звітність для управління бізнесом просто неможливо.
Багато компаній сьогодні беруться за завдання автоматизації фінансів, але, звичайно ж, роблять при цьому помилки.
Ми, на основі 20-річного досвіду автоматизації фінансів у кількох десятках компаній, наводимо найпоширеніші.
- “Ми самі складемо ТЗ і наш програміст все нам реалізує”
Швидше за все, не реалізує.
Такий підхід може працювати для простих завдань, наприклад зробити новий оперативний звіт, який по-іншому групує наявні дані, або зводить разом дані декількох звітів.
За належної кваліфікації і програміста, і того, хто ставить завдання, самотужки можна автоматизувати і цілу ділянку оперативного обліку, наприклад, облік транспорту або виробничі журнали.
Але автоматизація фінансів питання комплексне. Підсумкові звіти, Баланc , PL та CF – це лише видима частина айсбергe; щоб вони робилися коректно і з усіма потрібними доповненнями і розшифровками, всередині необхідний складний механізм і розвинені настройки. З нуля це робота щонайменше в 1-2 людино-роки, і то за умови, що всі учасники мають досвід в автоматизації саме фінансів.
Реалістичний шлях: залучити підрядника з відповідним готовим продуктом та досвідом впровадження
- “Якщо буде автоматизація фінансів, то свій фінансист нам тоді непотрібний”
Обов’язково потрібний.
Важливо розуміти, що від того, що процес формування фінансових звітів для власника бізнесу буде автоматизований, потреба у відповідальному за облік не зникає. Ви не зможете «запитати» у програми, чому тут у звіті такі цифри, а не такі. Фінансист, це та людина, яка перед вами відповідає за повноту, коректність та своєчасність фінансових звітів.
Так, в результаті автоматизації його робота перестає складатися з рутинного вивантаження даних з облікової системи та зведення звітів в екселі. Але функції контролю та аналізу залишаються обов’язково: перевірити, що всі первинні дані введені, усунути помилки і попередження (у хорошому фінансовому модулі обов’язково є блок, що перевіряє коректність даних, що вводяться з точки зору фінансового обліку, і попереджає про знайдені помилки), сформувати звіти та первинно проаналізувати їх, при цьому, можливо, знайшовши нові неточності в первинних даних та усунувши їх . Тільки після цього вам, власнику, варто дивитися та аналізувати фінансову звітність.
- “Нам головне автоматизувати звіти PL і CF, а баланс не обов’язково”
Так не працює, немає балансу – немає обліку.
Баланс є одним із обов’язкових управлінських звітів. Без нього про фінансовий стан бізнесу судити абсолютно неможливо.
Але дуже важливий і ще один фактор: баланс необхідно формувати та аналізувати для того, щоб бути впевненими у коректності звіту PL.
При аналізі балансу майже завжди виявляється, що в ньому є: аванси, які видані постачальникам, але не віднесені на витрати, залишки матеріалів, що не списані на витрати, хоча насправді їх немає, дебіторка, яка ніколи не повернеться, або повернеться з дисконтом і підлягає частково списанню і т.д.
Тільки регулярно формуючи та аналізуючи баланс ви можете бути впевнені, що ваш прибуток та інші показники формуються коректно.
- “Подвійний запис – для бухгалтерів”
Подвійний запис – єдиний надійний метод ведення управлінського обліку і, відповідно, основа фінансової звітності.
Подвійний запис вигадали венеціанські купці понад 600 років тому не для того, щоб здавати звіти до податкової, а саме для гарантії, що в обліку все збігається і нічого не забуто.
Саме для того, щоб у балансі було видно все (див. попередній пункт), і щоб він завжди сходився, необхідний подвійний запис.
Якщо зустрінете на ринку продукт для автоматизації фінансів, який будує управлінський баланс без використання управлінського плану рахунків та подвійного запису – не ведіться, окрім як у мікробізнесі такий підхід не працює.
- Ми все налаштуємо, і далі воно працюватиме само
Само не буде. Потрібна, хоч і невелика, але регулярна та професійна підтримка.
Два головні чинники чому так:
- Як вже було зазначено вище, хороший продукт для автоматизації фінансів це досить складна всередині система, але при цьому вона має бути простою та зручною для кінцевого користувача. Для цього в хорошому продукті є розвинені засоби налаштування, а ними треба вміти користуватись
- Ваш бізнес не стоїть на місці. Регулярно з’являються нові продукти, напрями, види діяльності. Відкриваються філії. Постійно з’являються нові види операцій, яких раніше не було. Приходять нові працівники (а старі уходять). З’являються нові вимоги законодавства.
У результаті, практично щомісяця під час введення первинних даних, або ж на етапі формування звітності, виникають питання (див. вище пункт про фінансиста) або необхідність у поточних налаштуваннях та доробках. Ці питання зазвичай виникають несподівано і мають високу терміновість (треба йти до власника показувати звіти, а там не сходиться).
Тому дуже важливо мати договір на супровід продукту для автоматизації фінансів, такий, що можна поставити запитання та отримати оперативну відповідь, а у разі потреби – оперативно доробити необхідне.
Підсумок
Звісно, є ще чимало типових помилок при автоматизації управлінського обліку та фінансів, ми навели тільки найбільш розповсюджені.
Функціонал продукту ФінОблік та технологія його впровадження враховують наш багаторічний досвід в фінансах та автоматизації. Саме тому ми гарантуємо успішний результат кожного нашого проекту.
Пропонуємо подивитися презентацію нашого продукту, ознайомитись з порядком роботи та вартістю послуг, та замовити експрес-діагностику обліку вашого бізнесу щоб отримати пропозицію.