Насправді, на це питання вже було надано 100500 відповідей, але його продовжують задавати, тому і ми маємо надати свою.
Перш за все, потрібно дати визначення що таке управлінський облік.
Управлінський облік – це облік, метою якого є забезпечення всіх співробітників компанії необхідною інформацією для ведення бізнесу та прийняття управлінських рішень.
Ми для зручності розділяємо управлінський облік на дві частини: оперативний управлінський облік та фінансовий.
Оперативний управлінський облік, це облік ресурсів для забезпечення поточної роботи: облік залишків товарів на складах, звіти з продажу, звіти по дебіторській заборгованості, облік грошей та платежів, і т. д.
«Споживачами» оперативного обліку є лінійні працівники та менеджери середньої ланки.
Фінансовий управлінський облік – це комплект звітів по компанії в цілому, а саме Баланс, Звіт про прибуток (PL) та Звіт про рух коштів (CF), які побудовані згідно міжнародних стандартів фінансової звітності на підставі фактичних даних оперативного управлінського обліку.
«Клієнтом» фінансового управлінського обліку є в першу чергу власники бізнесу, а також її топ-менеджери.
Саме автоматизації фінансового управлінського обліку і присвячений наш продукт ФінОблік.
А тепер повернемось до нашого питання.
Найчастіше його задають приблизно так: «Навіщо потрібен управлінський облік, коли є бухгалтерські звіти, які так само називаються і містять всю потрібну інформацію?»
Ми впевнені, що управлінський облік абсолютно необхідний, і ось чому:
- Управлінські фінансові звіти орієнтовані на те, щоб не тільки видати підсумкові цифри, а ще і дати відповідь на питання чому ці цифри саме такі.
Для цього, наприклад, управлінський звіт PL має бути набагато більше деталізований, ніж бухгалтерський:
- виручка та собівартість мають бути не однією цифрою, а в розрізі центрів маржинального прибутку, тобто товарних груп чи напрямків діяльності, чи підрозділів, чи певної комбінації всього цього
- Змінні витрати мають бути згруповані окремо і теж відноситись до центрів маржинального прибутку
Важливо зауважити, що забезпечення такої детальності це не питання тільки самого звіту, весь облік має бути побудований так, щоб дані накопичувались потрібним чином.
У звітах Баланс та CF ситуація аналогічна: управлінські звіти набагато більш детальні та інформативні, ніж бухгалтерські.
- Управлінські звіти складаються та консолідуються по бізнесу в цілому, або по окремим бізнес-напрямкам, а не тільки по юридичним особами, як бухгалтерські.
Якщо, наприклад, бізнес складається з трьох юридичних осіб, одному належать виробничі потужності, інше їх орендує та виробляє продукцію, а третє займається дистрибуцією, то в бухгалтерському обліку існують тільки три окремих комплекти звітів.
Для бачення картини в цілому потрібно вести управлінський облік, в якому окремо виділяти внутрішні доходи, витрати та заборгованості, щоб вилучити їх з консолідованого звіту
Буває і зворотна ситуація: юридична особа одна, але є два напрямки, наприклад оптові продажі та власна роздрібна мережа, і важливо аналізувати як ці напрямки виглядають кожний окремо, з врахуванням того, що один напрямок продає іншому.
Як і в попередньому пункті, дуже важливий нюанс полягає в тому, що отримати звітність в цілому по бізнесу неможливо шляхом просто створення додаткового звіту, або трансформації бухгалтерських звітів. Потрібно вести управлінський облік на рівні первинних документів, особливим чином відображаючи в ньому операції між власними юридичними особами.
- В управлінському обліку, на відміну від бухгалтерського, можна відобразити події, які фактично відбулися, але не мають вчасно документального підтвердження.
Розповсюджений приклад з практики наших клієнтів: витрати на ретробонуси при відвантаженні в торгівельні мережі.
Є узгоджені умови нарахування послуг, прив’язані до суми відвантаження, наприклад «послуги маркетингу в мережі складають 5% від суми відвантаження». Акт на ці послуги може бути значно пізніше та за кілька місяців одразу.
В управлінському обліку в такому випадку налаштовується автоматичне нарахування витрат на підставі факту відвантаження згідно угоді, так щоб в управлінському звіті PL витрати відобразились в тому ж періоді, що і відвантаження, а також були віднесені на відповідний центр маржинального прибутку та відповідного контрагента.
- Важливою частиною управлінського обліку є планування та порівняння фактичних показників з плановими.
В нашому продукті ФінОблік є розвинуті засоби складання планів (бюджетів), і на підставі цих даних можна сформувати планові звіти PL та CF, тобто по формі це такі ж звіти як фактичні, але по плановим даним. А також можна сформувати порівняльні звіти, де по кожній статті звіту PL чи CF є планове значення, фактичне, та відхилення.
Постійний процес планування діяльності, порівняння факту з планом, прийняття рішень щодо вдосконалення, знов планування і так далі – це основа менеджменту, і управлінський облік є головним інструментом для забезпечення цього процесу.
На нашу думку, наведених причин більш ніж достатньо щоб відповісти на первісне питання:
Управлінський облік обов’язково потрібен власникам та керівництву для досягнення як поточних так і стратегічних цілей бізнесу.