I. НОВА НАДІЯ
Микола Петрович був задоволений.
Він тільки-но закінчив курс навчання фінансам для власників бізнесу, і у нього, що називається, розплющилися очі. Таємничий, незбагненний світ фінансів тепер набув чітких обрисів, все стало просто і ясно.
Потрібно лише мати щомісяця три головні фінансові звіти – Баланс, Звіт про прибуток та Звіт про рух грошей – і ситуацію у бізнесі буде видно як на долоні! Декілька годин вдумливого аналізу звітів, і ти розумієш скільки бізнес заробив, за рахунок чого, де прибуток, що і де треба поміняти, скільки можна з бізнесу забрати, а скільки потрібно залишити в резервному фонді.
А як легко тепер буде все пояснювати Богдану Володимировичу!
Повний ентузіазму, Микола Петрович викликав до себе головного бухгалтера Марію Петрівну та економіста Олену, і показав їм красиві форми в екселі .
“У нас же стоїть 1С, ми все до неї вводимо! Вам потрібно просто взяти з 1С дані, та заповнити ці форми правильними цифрами за підсумками місяця! За роботу, чекаю на готовий результат 5-го числа!”
II. ВСЕ СКЛАДНО
По факту вийшло все зовсім не так, як планувалося.
По-перше, звіт за один місяць вдалося зробити не на 5-й, а на 35-й день. Щось аналізувати та вирішувати було вже трохи запізно.
По-друге, коли Микола Петрович, зібравши в кулак залишки ентузіазму, все ж таки став аналізувати та ставити Олені питання (окреме питання – чому Олені), звідки взялася і з чого складається та чи інша цифра, стало зрозуміло, що кожна друга графа звіту не узгоджується зі звітами, які давали Миколі Петровичу продажники, логісти та Марія Петрівна, а баланс не зійшовся на суму в одну чверть місячного обороту.
Микола Петрович зажурився…
Заглянемо за межі директорського кабінету, чому так сталося.
Спочатку заповнювати форми почала Марія Петрівна. Адже вони були на вигляд досить схожі на дуже знайому їй бухгалтерську звітність. Але насправді процес йшов дуже туго, що ні графа, то проблема:
- Суми прибутку та націнки у Марії Петрівни були лише підсумкові, а Івану Івановичу потрібні були за товарними категоріями.
- Витрати в бухгалтерських звітах були зібрані всі разом, а директору, бачте, треба розбити на постійні та змінні, та ще й за видами.
- У бізнесі задіяні дві юридичні особи, одна виробляє продукцію, інша продає, і бухгалтерію вона веде по кожній організації окремо. А форми треба заповнити по бізнесу в цілому, та ще й вилучити внутрішні продажі та розрахунки.
- І взагалі, у неї звіти раніше 20-го числа не можуть бути готові ніяк, так не буває
Тут якраз підійшов останній термін реєстрації податкових накладних, Марії Петрівні стало не до форм, і вона дала доробляти роботу Олені.
Олена взялася за справу з ентузіазмом. Адже вона найкраще в компанії знає, що і як відбувається. А ті проблеми, про які їй емоційно розповіла Марія Петрівна під час передачі, здавалися їй не дуже складними. Вона, як економіст, якраз знала та аналізувала маржу за категоріями та ретельно ділила витрати.
Але далі справа теж пішла не швидко:
- Хоча Олена колись і вчилася на бухгалтера, складати такі форми як Баланс і Звіт про прибутки та збитки їй самій давно не доводилося.
- Половина потрібних даних у неї була під рукою, але другу половину вона сама не знала, звідки взяти. Основні засоби, кредити та позики, розрахунки з податків, за кожним таким питанням доводилося бігати до Марії Петрівни, але ж в неї податкової накладні…
- Коли комплект фінансових звітів титанічними зусиллями був майже готовий, сталося найнеприємніше: баланс не сходився. Активи виходили на суттєву суму менше пасивів і знайти причину не виходило.
III. ЩО РОБИТИ?
Провівши разом аналіз зробленого, директор, бухгалтер та економіст дійшли невтішного висновку: навіть якщо максимально оптимізувати процес, готувати управлінські фінансові звіти у потрібному вигляді можливо в кращому разі до кінця наступного місяця, часу на це витрачається колосально багато, а домогтися, щоб результат не містив помилок практично неможливо.
Мрія Миколи Петровича про бізнес під контролем загрожувала так і залишитися мрією.
IV. ФінОблік
Вихід знайшовся за кілька місяців. Продукт ФінОблік, який порадив Миколі Петровичу знайомий власник іншого бізнесу, дозволив безпосередньо з 1С, в яку вводяться всі дані, автоматично отримувати всі необхідні фінансові звіти для управління компанією, гарантуючи інтегрованість фінансових звітів та збіг усіх цифр з оперативними звітами.
Олені разом з Марією Петрівною довелося посилено попрацювати протягом місяця, спільно з командою впровадження налаштовуючи сервіс, уточнюючи вхідні залишки, аналізуючи і вивіряючи звіти.
Але цього разу результат був того вартий. Вже з другого місяця необхідні керівництву звіти було отримано до 10 числа наступного місяця, і це були якісні звіти, у потрібній формі, де кожну цифру можна розшифрувати і простежити до первинного документа.
V. ЕПІЛОГ
Через півроку Микола Петрович та Богдан Володимирович сиділи за столиком на терасі з видом на Середземне море, обговорювали підсумки першого півріччя, і планували побудову нового цеху для випуску ще однієї лінійки продукції.
Система фінансового управління працювала.